Мы рассматриваем автоматизацию не как затраты, а как инвестиции: она позволяет генерировать доход

Что же такое «автоматизация компании» и возможно ли воплотить это понятие в современных реалиях нашего бизнеса мы узнали у Андрея Цыгана, CEO и основателя сертифицирующей компании «Изи-Штандарт», стартапа «CertChain», преподавателя авторской программы «Автоматизация компании» Бизнес-школы ИПМ

.— Для чего существует бизнес, какие цели и задачи преследует собственник компании?

— По сути дела, бизнес — это один из инструментов решения каких-то вопросов. Они могут быть разные: финансовые, моральные, психологические, вопросы нравственности. Также бизнес можно рассмотреть как процесс, и, как в любом процессе, там есть конечный результат. Он в свою очередь исходит из ценностей заказчика. Чаще всего заказчиком является сам собственник. Кто-то, например, решает денежный вопрос, кто-то решает вопрос своего мировоззрения, а кто-то хочет занять самого себя. Один из самых частых вопросов, который возникает на различных тренингах и семинарах: зачем вы делаете бизнес? Самые частые ответы — это решение финансовых проблем и реализация себя. 

— А лично для вас бизнес — это? 

— Бизнес — это желание попробовать. Это возможность попробовать себя — правильно ли я думаю и будет ли это все давать какой-то результат. Изначально был такой фактор, что для начала нужно сделать такой бизнес, чтобы себя прокормить. К сожалению, бедный собственник в нашей стране частое явление, но бедный бизнес — это, конечно, совсем плохо. Это значит, что ты что-то не так делаешь. А если есть финансовый результат, значит ты более ли менее двигаешься в правильном направлении. Значит дальше на это можно наворачивать другие вещи. Но без опоры, без построенного какого-то бизнеса воплощать какие-то свои идеи тяжело. Поэтому нужно сразу выстроить обычный, нормальный фундамент, а дальше уже пробовать экспериментировать. Бизнес — это возможности для реализации себя: попробовать, посмотреть, подумать, подойти слева, справа к каким-то вопросам, сделать нетипично. Это метод проб и ошибок. 

— А что для Вас бутылочное горлышко бизнеса?  

— Для меня это всегда будут люди. С какой стороны не подойти — все упирается в человеческий фактор. Например, строится полностью автоматизированный склад, в котором не будет предусмотрено наличие людей, но все равно кто-то же должен создать его архитектуру. В то же время, когда мы говорим про цифровую трансформацию (это когда мы заменяем какой-то процесс алгоритмом, который раньше выполнял человек), даже тут есть присутствие его самого, ведь используемый алгоритм должен создать человек. 

В нашей компании чувствуется это наиболее остро, потому что у нас нет ни станков, ни оборудования, ни зданий — у нас только люди. Многие считают, что бизнес на интеллектуальных услугах — это лайтовая вещь, но с другой стороны этот бизнес самый сложный, потому что тебе постоянно нужно быть с людьми. Чем больше объем — тем больше людей. И, соответственно, чем больше людей — тем больше рисков.

— Что вы думаете насчет контроля сотрудников? 

— Да, контроль должен быть. Но мне очень нравится принцип, что мы не контролируем постфактум, мы делаем систему так, чтобы нельзя было поступить по-другому. Если мы хотим, чтобы сотрудник звонил, значит нам нужно его каким-то образом вынудить, чтобы в итоге ему было проще позвонить, чем не позвонить. И таких вещей достаточно большое количество, потому что это как фундаментальный закон природы — поток всегда течет по пути наименьшего сопротивления. Например, если сотрудник высылал постоянно в Word коммерческое предложение клиенту, а вы хотите, чтобы он это делал в PDF формате. Вы можете сделать так, чтобы у него Word грузился в 5 раз дольше обычного. 

— Если коснуться темы «автоматизации компании», можете объяснить: в чем заключается ее ценность, что вкладывается в это понятие? 

— Сама по себе автоматизация — это не ценность для клиента. Если вам скажут, что есть стиральная машина, которая стоит 1000 $ — она обычная, а есть другая за 1100 $ и она полностью автоматизирована, создана роботами. Какую вы выберите? В целом, для человека роботы не несут никакой ценности. Для каждого покупателя есть свои ценности процесса, того, что они покупают, и именно автоматизация позволяет ему доставить в этом конкретном продукте именно то, что он ожидает. Например, вы покупаете в интернет-магазине стиральную машину. Ваши ценности: машина определенной модели, документы на нее, точное время и место доставки, грузчик и монтажник. Больше ничего не интересует. А если задуматься о том, через что прошла ваша стиральная машина. Там в итоге окажется процесс из 50-60 шагов, где есть бухгалтер, грузчик, таможенный декларант, уборщица, и еще куча разных процессов и людей. Покупатель ответит: «пожалуйста, уберите хоть всех их, это ваши проблемы». Вот именно в этом и помогает автоматизация. Она доносит именно ту ценность, за которую платит клиент. То, что не доставляют клиенту ценностей, это примеси. Автоматизация же позволяет доставить эту ценность. Она ни в коем случае не должна менять ее. Клиент должен получать ту же самую ценность, но примесей должно быть минимальное количество. 

— А есть ли процессы в компании, которые нельзя автоматизировать?

— Есть процессы в компании, которых нельзя избежать, мы не можем их вырезать вообще. Есть одно такое японское слово «муда», оно означает потери, отходы, то есть любую деятельность, которая потребляет ресурсы, но не создает ценности. Есть «муды», которые мы можем просто избежать, банально вырезать. Например, бухгалтер с 5 этажа в огромной компании пользуется принтером, который находится на 1 этаже. И сотрудник в день наяривает 22 километра, как марафонец, чтобы распечатать необходимые документы. И, соответственно, из-за нехватки времени за день он может разнести только 3 накладные. В свою очередь мы можем просто поставить принтер рядом с этим сотрудником и процесс этого бесконечного перемещения по этажам просто вырежем. Для того чтобы автоматизация была лучше — круче всего вырезать процессы. Но есть процессы, которые мы не можем вырезать. К ним относятся юридические и бухгалтерские вещи, которых мы не можем избежать. Мы должны такие моменты уменьшить, чтобы на них мы тратили минимальное количество усилий.

— Автоматизация компании. Дорого ли это?

— Изначально, у нас не было таких финансовых возможностей на автоматизацию. Но вскоре у нас появились первые клиенты. Мы понимали, что делали очень много рутинных операций и первую часть этой прибыли мы реинвестировали в какие-то системы автоматизации. Автоматизация в свою очередь помогла нам освободить больше времени и улучшить отношение с клиентами. Само понятие дорого или дешево здесь, наверное, обтекаемое. Мы используем в своих системах очень легкие решения, мы не используем никаких тяжеловесов, огромных систем, лицензии, которые стоят как целый космос.

Мы делаем по-другому: собираем из недорогих, иногда отчасти и бесплатных решений то, что будет решать наши проблемы. Почему мы не хотим использовать гигантов? Потому что они не такие поворотливые, им тяжело развиваться. Ведь решения появляются очень быстро и их можно тут же реализовывать. Поэтому здесь можно использовать и бесплатный, и платный софт. Но нам важно, сколько с этого получит компания. И мы рассматриваем автоматизацию не как затраты, а как инвестиции. Потому что дальше они будут позволять нам генерировать доход.

— У вас есть опыт построения отдела продаж с нуля. Как сделать его работу успешной и автоматизированной? Поделитесь секретом. 

— В любом процессе, когда строишь все с нуля, первое и самое важное на что я обращал внимание это то, чтобы людям было удобно. Если персонал будет испытывать дискомфорт — стабильно это работать не будет. Часто реорганизация проходит для руководства, именно они хотят видеть отчет о каждом дне. Но никому в голову не приходит вопрос — сколько времени потратит сотрудник на то, чтобы они это видели. Часто бывает такой момент — после автоматизации сотрудница обрабатывала клиентов за 10 минут, до — за 10 плюс 7 минут на то, чтобы написать все отчеты, закрыть 84 окна и т.д. У любого сотрудника простая мотивация — я хочу меньше стрессово работать и больше зарабатывать. И автоматизация должна им тоже помогать. Нужно показать сотруднику, что автоматизация дает не только руководству, но и ему. Все просто — если она помогает сотруднику обслужить большее количество клиентов, то соответственно он может получить больше с него денег. Второй момент: если сотрудник хочет меньше работать — можно взять то же количество клиентов и тогда будет больше свободного времени на развитие, стратегию.

— Мы знаем, что Вы часто путешествуете, а возможно ли эффективно управлять компанией удалённо? 

— Можно. Без вопросов. Только есть один момент — удаленно можно управлять и руководить компанией, поддерживать ее на заданном уровне. Развивать вряд ли, по крайней мере я пока не нашел способ как это можно сделать. Видеть показатели, управлять – это без вопросов. Я на учебе или где-то в поездке — все есть, я вижу, смотрю, я могу что-то сказать — но это поддержание. Сейчас это абсолютно все возможно и более того по любому направлению — смотреть за финансами, выполнению обязательств. Можно даже смотреть проект в работе, вот он создался – где он сейчас идет, на каком этапе. 

Автоматизация — реальная вещь в любой компании, она помогает освободить больше времени и улучшить отношение с клиентами. Но стоит помнить, что автоматизация — это не волшебная палочка и нельзя просто взять и купить ее. Нужно самим начать создавать ее, по частям и приспосабливать ее под конкретно свою компанию. И начать этот процесс должен сам собственник и именно на своем примере показать, как это работает и какие плюсы автоматизация несет для каждого из сотрудников.

Авторский курс Андрея Цыгана «Автоматизация компании» стартует в Витебске 5 марта.

Программа предназначена для собственников и топ–менеджеров компаний.

Узнать подробнее и забронировать место можно по ссылке. 

Запись по номеру: + 375 29 818 41 48. 

Календарь курсов и семинаров в Витебске >>

Бизнес-школа ИПМ в Витебске>>>