Технологичный лён: цифровая трансформация крупнейшего белорусского производителя текстиля

РУПТП «Оршанский льнокомбинат» -  крупнейший производитель льняных тканей и изделий изо льна в России, странах СНГ и Европы со штатом сотрудников ~ 3600 человек. Доля экспорта продукции в общем объеме производства составляет более 90%. Продукция под торговой маркой «Pole kvetak», так с ноября 2023 года после проведенного ребрендинга стала звучать  «Беларускi лён» экспортируется более чем в 40 стран мира.

Что стало причиной для компании начать процесс автоматизации?

Во время масштабирования и выхода на новые рынки компания столкнулась с некоторыми сложностями в организации процессов, которые коснулись хранения данных клиентов, ручной обработки части задач, ​​что отнимало много времени и не рационально использовался труд специалистов отделов продаж. Необходимо было навести порядок и пересмотреть подходы к указанным выше процессам.

Первыми результатами проделанной работы по автоматизации поделился Сидин Никита Сергеевич, руководитель отдела развития клиентской базы РУПТП «Оршанский льнокомбинат».

«До внедрения инструмента автоматизации (на платформе Битрикс24) наша операционная работа была настоящим испытанием для сотрудников. Главной проблемой было то, что информация о клиентах и их обращениях часто терялась», – комментирует руководитель.

У каждого сотрудника был свой способ ведения данных: кто-то использовал таблицы в Excel, кто-то переписывался с клиентами в мессенджерах, а часть информации оставалась на почте у сотрудника. Это создавало огромную путаницу, потому что данные хранились без системы и в разных источниках, никем не анализировались и не использовались другими сотрудниками

Ещё одной серьёзной «болью» было то,  что многие повседневные операции выполнялись вручную: от отслеживания сделок до заполнения отчетов. Это замедляло процесс и перераспределяло фокус внимания на операционные и рутинные задачи.

Начало внедрения Битрикс24

О Битрикс24 мы узнали, когда  наше предприятие  возглавил новый генеральный директор – Олег Алексеевич Буянов, по его опыту работы эта система уже была внедрена и хорошо себя зарекомендовала, – комментирует Сидин Никита Сергеевич.

Олег Алексеевич сразу предложил внедрить онлайн-сервис Битрикс24 в нашем предприятии, понимая, что процессы реализации продукции нуждаются в упорядочении и автоматизации. Изучив все имеющиеся программные продукты в этой области, мы решили протестировать этот сервис, чтобы упорядочить работу с клиентами, организовать работу с задачами более эффективно и систематизировать хранение всей значимой информации для продаж.

В первую очередь мы обратились к интегратору ООО «Прагма-Солюшен» для профессиональной настройки системы. Их экспертиза позволила нам  грамотно и эффективно внедрить CRM (систему управления взаимоотношениями с клиентами). С их помощью мы внедрили систему учёта обращений. Это стало нашим главным приоритетом: все обращения клиентов начали фиксироваться в CRM, что позволило получить ясную картину того, с кем мы работаем и на каком этапе находятся каждая сделка.

Одновременно мы настроили базовые автоматизации, связанные с хранением данных. Теперь вся информация находится на общем диске, что помогло избавиться от хаоса с разрозненными файлами. Каждый сотрудник получил доступ к актуальным данным в любое время, что значительно ускорило процессы и улучшило координацию между отделами.

Что мы получили в итоге

1. Систематизировали работу с клиентами  Вся информация о клиентах теперь хранится в одном месте, все обращения обрабатываются.
2. Автоматизировали рутинные процессы, касающиеся обработки и хранения данных. Это значительно упростило повседневную работу: помогло сократить время на выполнение повторяющихся задач и минимизировать количество ошибок.
3. Прозрачность и контроль. Мы хотели, чтобы в любой момент можно было легко отследить этап сделок и задач, исполнителей задач и видеть текущие результаты работы. Теперь все процессы можем наблюдать в  режиме реального времени.
4. Внедрили аналитику. Для получения более точные данных по обращениям и продажам. Это позволило лучше понимать, откуда приходят клиенты, как проходят сделки и что влияет на их успешность. Такие сведения помогают принимать взвешенные решения для повышения эффективности бизнеса.

Реакция команды на изменения

Внедрение нового функционала вызвало у команды настороженность, что вполне естественно для любых нововведений. Многие сотрудники изначально восприняли изменения скептически, опасаясь, что переход на новое программное обеспечение лишь усложнит их работу. 

Чтобы преодолеть этот барьер, мы уделили внимание обучению и поддержке сотрудников в процессе адаптации. Мы понимали, что без активного вовлечения команды в процесс внедрения и без правильного подхода к обучению, нам не удастся добиться желаемых результатов.

Улучшение работы с дилерами

Внедрение CRM существенно улучшило взаимодействие с нашими дилерами. Теперь они могут получать входящие обращения от потенциальных клиентов, что позволяет нам быстрее реагировать на их запросы и повышает общую производительность отделов продаж. Это значительно упрощает процесс обработки заказов и улучшает качество обслуживания клиентов.

Одним из самых полезных инструментов стал общий диск Битрикс24. Он предоставляет дилерам доступ к рабочим файлам из любого места, где есть интернет. Мы также настроили доступ к определённым разделам на общем диске, чтобы дилеры всегда могли найти нужные им данные.

Для оперативного решения различных вопросов мы пользуемся мессенджером Битрикс24, где создали несколько внешних чатов, в которых дилеры могут напрямую общаться с руководством. Этот инструмент позитивно влияет на эффективность совместной работы с территориально удалёнными дилерами. 

На платформе онлайн-сервиса Битрикс24 мы создали единое информационное пространство, где теперь слаженно работают представители дилерской сети и команды комбината.

«Оршанский льнокомбинат» продолжает развиваться и внедрять новые подходы к работе с клиентами и управлению бизнесом. Автоматизация процессов — это не только про производство, но и про финансы, маркетинг и продажи.

Если вы тоже хотите прокачать свои бизнес-процессы, присоединяйтесь 5 ноября к бесплатной конференции от Битрикс24 в Витебске.

Эксперты расскажут, как грамотно считать расходы и доходы, управлять маркетингом и продажами, разбираться в цифровых решениях и банковских продуктах для бизнеса, а также о программах поддержки в Витебском регионе и нюансах работы с персональными данными клиентов. Количество мест ограничено, регистрируйтесь сейчас!

Использование AI-помощника Copilot

Один из самых востребованных инструментов в нашей работе, который значительно упростил обработку сообщений в электронной почте. Теперь сотрудники могут быстро отвечать на обращения, а благодаря созданным скриптам не тратят время на формулировку ответов. Это ускоряет коммуникацию с клиентами и помогает оперативно решать их запросы.

Кроме того, Copilot играет важную роль в анализе звонков по IP-телефонии. Он автоматически транскрибирует  разговоры, заполняет карточку CRM и предоставляет необходимые данные по сделке, что позволяет менеджерам лучше понимать потребности клиентов и улучшать качество обслуживания. 

Внедрение Битрикс24 на РУПТП «Оршанский льнокомбинат» стало ключевым шагом в цифровой трансформации компании. Производительность отдела продаж увеличилась на 20%, а сотрудники теперь тратят на 90 минут меньше своего времени на выполнение рутинных задач.

Прозрачность процессов и понятная  коммуникация между отделами, а также интеграция дилеров в общие чаты и задачи, обеспечили возможность оперативного взаимодействия между территориально распределёнными участниками команды.