Как правильно построить деловое общение в интернете?

Проведение деловых сделок и организация работы компании через мессенджеры и e-mail - актуальный вопрос в цифровом этикете. Порой нелегко наладить деловое общение в интернете, ведь необходимо соблюдать определенные правила и уважать чужие границы. И тогда руководители компаний задаются вопросом: «А как же общаться и организовывать дела в эпоху, когда личные встречи и совещания заменяются сообщениями в мессенджерах?»  Именно о том, как же грамотно вести деловые переписки и какие существуют правила цифрового этикета мы и поговорим.

Электронная почта все так же актуальна как ранее или уже не так популярна при решении деловых вопросов?

Сегодня приоритеты немного изменились. E-mail превратился в пространство для обмена и хранения документов и фиксирования договоренностей. Решать же все вопросы через электронную почту и заваливать собеседника сотней писем с одним словом «Ок» или «Принято» совсем не комильфо. Ответ на письмо собеседник может дать в течение трех суток. Даже есть правило хорошего тона: отправив письмо, написать об этом адресату в мессенджере. Именно они взяли на себя функцию оперативной связи.

Деловое общение допустимо в мессенджерах? Какие же нюансы следует учитывать?

Общение через мессенджер - имитация на письме разговорного языка, с его темпом, сокращениями, специфической лексикой. В отличие от электронных писем, вопросы в нем задаются напрямую и почти сразу же получают ответ. Синтаксис изменяется: сообщение может начинаться со строчной буквы, отсутствовать точка, вместо запятых собеседник отправит послание логическими частями.

При этом важно помнить, что мессенджер дает возможность отложенного ответа: с одной стороны, у вас есть время подумать. А с другой, ваш собеседник имеет право не отвечать сразу и даже проигнорировать сообщение, если оно было не по адресу, неинтересно или не вовремя.

Насколько важно учитывать время общения в мессендежрах?

В отличие от писем, которые могут тихо упасть в e-mail, сообщения в мессенджерах приходят сразу же и обычно со звуковым оповещением. Это следует учитывать и не беспокоить своих визави на выходные и вечером. Не требовать моментального ответа, даже если вы видите, что сообщение прочитано - важное правило, про которое часто забывают. Рабочий день - время допустимой реакции в мессенджерах без дополнительных напоминаний.

А если ответа нет, как же напомнить о себе?

Считается нормальным продублировать сообщение по истечении допустимого времени, выделенного на ответ. Право не дублировать послания имеет высокопоставленный руководитель. Эту работу должен выполнять его секретарь. Чтобы избежать недопонимания, важно, получив сообщение, сразу же отписаться: «Принято. Будет сделано к такому-то сроку».

Деловые звонки как-нибудь регламентируются?

Отдельная «боль» и цифровые «страдания» приходятся на вопросы, связанные с общением по телефону. В современном мире звонок должен предваряться сообщением: «Когда вам можно позвонить?» Голос без спроса рассматривается как вторжение в личное пространство, отвлечение от непосредственных дел.

Уместны ли голосовые сообщения в деловом общении?

Много сомнений вызывают голосовые сообщения, использовать их необходимо только в крайних случаях. Если же печатать вам на данный момент неудобно, то вместо голосовых сообщений рекомендуется научиться обращаться с голосовым набором. Он различает знаки препинания, быстро без нажимания клавиш переводит ваш голос в буквы.

Важно запомнить: диджитал - только средство, все равно мы имеем дело с людьми, а не с машинами. Поэтому цифровой этикет - это то, что мы должны знать и чему учить сотрудников вместе с должностными обязанностями. 

Татьяна Смирнова

по материалам Оксаны Зарецкой 

Фото

Фото

Фото

Фото

Фото

Фото

Фото