Звонки больше не теряются, а сделки доводятся до конца: как «ВитебскАвтоСити» избавился от хаоса в продажах с помощью Битрикс24

Компания «ВитебскАвтоСити» работает на рынке с 2011 года и объединяет розничные продажи автомобилей и сервисное обслуживание. В штате — около 140 сотрудников. Здесь важно не только продать машину, но и удержать клиента на годы через сервис и клиентскую поддержку. Однако внутри компании всё чаще проявлялись системные сбои: звонки терялись, задачи оставались без контроля, документы неделями оставались в статусе «на подписи». При росте бизнеса такие разрозненные процессы грозили обернуться потерей клиентов и хаосом в работе.
Ситуация до внедрения

В компании «ВитебскАвтоСити» ключевые процессы велись в «1С»: там фиксировались продажи и поступления автомобилей, оформлялись записи на сервис, вёлся журнал актов и бухгалтерия. На первых этапах этого было достаточно, но по мере роста бизнеса начали проявляться системные проблемы. Инструменты оказывались разрозненными, сотрудники тратили много времени на рутинные операции, а руководству становилось всё сложнее контролировать процессы:

• Отсутствие CRM — не было единой системы для управления клиентами и сделками.
• Нет телефонии с лидогенерацией и SMS-рассылкой — звонки терялись, коммуникация не фиксировалась.
• Непрозрачная постановка и контроль задач — часть задач оставалась без исполнения.
• «Бумажное» согласование документов — процессы занимали дни и недели, замедляя работу.

— Наша деятельность связана не только с продажами, но и с выстраиванием долгосрочных отношений с клиентами через сервис и поддержку. Для этого нам понадобились инструменты, способные упорядочить процессы и исключить ошибки. К внедрению подтолкнула реальная потребность — желание оптимизировать взаимодействие между отделами и навести порядок в документообороте, — поделился Павел Дащёнок, заместитель директора.

Хотите навести порядок в бизнес-процессах? Приходите на бесплатную конференцию и узнайте, как это сделать! 31 октября в Витебске приглашаем вас на практическое бизнес-событие от онлайн-сервиса «Битрикс24» и ОАО «Паритетбанк». Эксперты расскажут, как превратить лайки в продажи, ускорить рабочие процессы и решать производственные задачи вместе с поколением зумеров. И это ещё не всё! Цифровизация оптимизирует процессы и улучшает клиентский опыт. Спикеры от ОАО «Паритетбанк» расскажут о банковских онлайн-решениях, которые позволяют пользоваться продуктами и услугами из любого города и экономить время для занятия своим любимым делом.

Кроме того, мы дадим конкретные рекомендации по защите персональных данных — что делать с информацией клиентов, чтобы всё было безопасно и в рамках закона. Не упустите возможность сделать бизнес эффективнее и задать свои вопросы ведущим экспертам белорусского рынка. Количество мест ограничено — успейте зарегистрироваться!

Первые шаги с Битрикс24

В «ВитебскАвтоСити» изначально рассматривали вариант построить CRM на базе «1С», но доступных по стоимости и возможностям решений не нашли. Платформа «Битрикс24» оказалась оптимальным выбором — она позволяла объединить в одном пространстве CRM, телефонию, автоматизацию процессов и документооборот. Для реализации проекта компания обратилась к опытному интегратору «ИЛАИТА БЕЛ» (Минск).

«Мы оговорили нюансы, составили техническое задание, подписали договор и получили не просто внедрение, но и обучение с тестовым периодом поддержки. Это, на мой взгляд, идеальная схема работы с подрядчиком», — поделился Павел Дащёнок, заместитель директора.

Начали с внедрения CRM и SIP-телефонии.
Основная цель — учёт входящего трафика и правильное распределение обращений между отделами.

Первая трудность оказалась предсказуемой — сопротивление сотрудников.

«Реакция была неоднозначной: многие говорили: “И так всё работает, зачем менять?” Но мы понимали, что без системности дальше двигаться невозможно, — поделился заместитель директора Павел Дащёнок. Обучение проводили в формате индивидуальных тренингов и живого наставничества. Сотрудников не просто знакомили с системой, а показывали, как использовать её под реальные задачи. Такой подход помог быстрее адаптироваться и доказал: чтобы получить результат, важно не бояться нового, а учиться работать с ним».

Сегодня компания активно использует:

• CRM и воронку продаж
  

• таск-менеджмент и постановку задач;
  

• бизнес-процесс «Согласование документов»;
  

• ленту новостей и мессенджер;
  

• смс-рассылку и почту;
• вебхуки в групповые чаты сотрудников;
  

• обмен справочниками с «1С».

Кроме того, лично руководство применяет инструмент «Проекты» для запуска новых брендов. 

Результаты и эффективность

«Процессы выстроились, сотрудники перестали сопротивляться, а результат стал виден сразу — это был настоящий переломный момент, когда система начала приносить пользу каждый день», — поделился Павел Дащёнок, заместитель директора.

1. Количество пропущенных звонков снизилось в 2 раза.

Это стало возможным благодаря внедрению SIP-телефонии и автоматическому распределению вызовов. Теперь каждый входящий звонок фиксируется в CRM, а при пропуске создается задача на обратный контакт. Если раньше потерянные обращения просто исчезали, то теперь каждый клиент получает ответ.

2. История сделки и взаимодействия с клиентом полностью прозрачна.

После внедрения CRM все коммуникации, документы и звонки прикреплены к карточке сделки. Это позволило сократить время на поиск информации в среднем с 10 до 2 минут и быстро выявлять ошибки в работе.

3. Постановка задач и единая корпоративная лента на 20% увеличила скорость решения вопросов между отделами.

Особенно заметен прогресс во взаимодействии между отделом продаж и сервисом, где ранее терялась информация о заявках, поданных другими отделами на сервис.

4. Лидогенерация сняла нагрузку с администраторов, избавив их от ручных напоминаний в чатах (15+ напоминаний в день).

5. Автоматизация уведомлений избавила мастеров от рутинных СМС — напоминания клиентам теперь отправляются автоматически по шаблонам, что позволило сэкономить до 30 минут рабочего времени в день.

6. Постановка задач исключила риск потерять важную информацию.

Все поручения теперь фиксируются в системе, а не в сторонних мессенджерах. Благодаря срокам и напоминаниям доля просроченных задач снизилась.

7. Бизнес-процесс согласования документов экономит время как сотрудников, так и руководителей в среднем на 50%

Раньше согласование документов могло длится неделю (из-за передачи «на подпись» в бумажном виде, потере и т.д.). Теперь процесс фиксируется и отслеживается в электронном виде через Битрикс24 и занимает в среднем от 5 минут и не более 1 рабочего дня, так как время реагирования сотрудников сохранятся в виде событий в истории формирования документа и исключает его потерю.

8. Синхронизация справочников с «1С» исключила дубль контактов

Ранее сотрудники в ручном режиме переносили клиентов в «1С» из «Битрикс24». Теперь этот процесс полностью автоматизирован,  что значительно повысило качество клиентской базы и точность аналитики.

Сегодня «ВитебскАвтоСити» не тратит время на бесконечные проверки и ручные напоминания — все процессы работают как часы. Команда сосредоточена на клиентах, а персональный менеджер из ИЛАИТА БЕЛ помогает выстраивать систему под реальные задачи бизнеса. В ближайших планах — синхронизировать справочник автомобилей и воронку продаж с «1С», чтобы добиться полной прозрачности данных.