Удостоверение нотариусом факта достоверности документа

К одной из основах задач нотариальной деятельности, в настоящее время относится: нотариальное удостоверение сделок, бесспорных прав и фактов, в целях придания им юридической достоверности и обеспечения стабильности гражданского оборота.

Сегодня, как беспристрастный и независимый свидетель происходящего, нотариус может удостоверять те решения, которые принимает собрание акционеров, участников хозяйственных обществ или другой уполномоченный орган управления хозяйственного субъекта. При этом, на собрании нотариус не дает рекомендаций и не вмешивается в деятельность юридического лица, а лишь фиксирует происходящее. Возможность совершения нотариального действия по удостоверению факта достоверности документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества предусмотрена ст. 54 Закона Республики Беларусь от 18.07.2004 № 305-З «О нотариате и нотариальной деятельности» (далее -  Закон о нотариате). Хочется отметить, что удостоверение этого факта относится только к компетенции нотариусов. Должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов и консульские должностные лица не вправе совершать данное нотариальное действие. В перечень документов органов управления хозяйственного общества, факт достоверености которых  вправе удостоверить нотариус входят протоколы:

• учредительного собрания;
• общих собраний участников хозяйственного общества;
• заседаний иных органов управления хозяйственного общества;
• счетной комиссии.

Нотариус должен лично присутствовать на заседании. Требование присутствия  нотариуса на заседании прямо закреплено ст. 98 Закона о нотариате, в соответствии с которой, нотариус обязан присутствовать на заседании  по вопросу о создании хозяйственного общества, на заседании органа управления хозяйственного  общества с момента их открытия и до момента закрытия, а также при подсчете голосов  и подведении итогов голосования.

Как правило, нотариус осуществляет выезд к месту заседания хозяйственного общества либо органа управления хозяйственного общества, но факт достоверности документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества может быть также удостоверен в помещении нотариальной конторы, нотариального бюро при наличии отдельного помещения, если количество учредителей (участников), их уполномоченных представителей, членов органов управления хозяйственного общества и других лиц, а также время, необходимое на проведение заседания, позволяет совершить такое нотариальное действие в помещении нотариальной конторы, нотариального бюро.

Хочется обратить внимание на то, что удостоверение нотариусом факта достоверности документа допустимо, если принятие решения по вопросам, вынесенным на голосование, осуществляется в форме очного голосования.

При удостоверении факта достоверности документа нотариус осуществляет следующие действия:

1. Проверяет полномочия лица, обратившегося за совершением нотариального действия.

Для этого с просьбой о совершении вышеуказанного нотариального действия подается адресованное нотариусу письменное заявление об удостоверении факта достоверности документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества. В соответствии с Законом о нотариате, удостоверение факта достоверности документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества производится по письменному заявлению одного из учредителей (участников), их уполномоченных представителей, членов органа управления хозяйственного общества, а в случае, если принятие решения о проведения заседания органа управления хозяйственного общества законодательством отнесено к компетенции определенного органа хозяйственного общества, по заявлению члена этого органа. Заявление должно быть подписано в присутствии нотариуса собственноручно лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия. При обращении заинтересованного лица, нотариус устанавливает его личность и проверяет его полномочия. Если с заявлением обращается представитель юридического лица, нотариус также определяет правоспособность юридического лица, полномочия его представителя, полномочия органа хозяйственного общества или лица на решение вопроса о проведении заседания органа управления хозяйственного общества.

2. Проверяет полномочия органа управления хозяйственного общества по решению вопросов, вынесенных на заседание.
3. Устанавливает личности лиц, принимающих участие в заседании по вопросу о создании хозяйственного общества, в заседании органа управления хозяйственного общества.

Нотариусом, до начала проведения заседания, устанавливаются личности учредителей (участников), их уполномоченных представителей, членов органов управления хозяйственного общества, принимавших участие в заседании, а также устанавливаются личности  лиц, принимавших участие в заседании по вопросу о создании хозяйственного общества, заседании органа управления хозяйственного общества, проверяются полномочия представителей.

4. Проверяет наличие кворума для проведения заседания органа управления хозяйственного общества.

При удостоверении факта достоверности документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества, в круг обязанностей нотариуса входит также проверка достоверности указанных в документе сведений, а именно: 

• о дате, времени и месте проведения заседания;
• о вопросах повестки дня, вынесенных на голосование;
• о форме проведения заседания и форме голосования по вопросам повестки дня;
• об итогах голосования по каждому вопросу повестки дня и принятых на заседании решениях.

Результатом совершения рассматриваемого нотариального действия является выдача нотариусом итогового документа - акта участия нотариуса в заседании хозяйственного общества либо органа управления хозяйственного общества (далее - акт). В соответствии с п. 196 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 октября 2006 года № 63 (далее - Инструкция о порядке совершения нотариальных действий), в данном акте нотариусом отражаются:

• дата проведения заседания;
• место проведения заседания;
• объявленные на заседании кворум и повестка дня;
• рассмотренные вопросы;
• объявленные результаты голосования;
• принятые решения.

Совершение указанного нотариального действия имеет сложный, иногда, длящийся характер. Проведение заседания органа управления хозяйственного общества может затянуться не на один день.  В данном случае нотариусом по результатам каждого из дней проведения заседания составляется акт, который подписывается нотариусом и лицом, председательствовавшим на заседании (с его согласия). Также, в данном акте расписываются лица, принимавшие участие в заседании по вопросу о создании хозяйственного общества, заседании органа управления хозяйственного общества. Лица, принимающие участие в заседании по вопросу о создания хозяйственного общества, в заседании органа управления хозяйственного общества,  могут быть указаны в прилагаемом к акту списке лиц, который будет являться неотъемлемой частью акта.  Если акт состоит из двух и более листов, листы акта нумеруются и каждый из них подписывается нотариусом и лицом, председательствовавшим на заседании. В случае отказа лица, председательствовавшего на заседании, от подписания акта нотариус совершает об этом отметку на каждом листе акта. Если заседание в назначенный день не состоялось либо было прервано, то нотариусом в акте отражаются причины и (или) обстоятельства, препятствовавшие его проведению.

Поскольку, достаточно редко протокол заседания органа управления хозяйственного общества изготавливается в день его проведения, предусмотрено, что документ,  принятый при создании хозяйственного общества, документ органа управления хозяйственного общества должен быть представлен нотариусу не позднее пяти рабочих со дня его подписания  (п. 197 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий).

 Для удостоверения факта достоверности нотариусу предоставляется два экземпляра документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества, на которых совершается удостоверительная надпись и один из которых остается в делах нотариуса. Акт участия нотариуса в заседании хозяйственного общества либо органа управления хозяйственного общества прилагается к экземпляру документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества, хранящемуся в делах нотариуса.

В заключение хочется подчеркнуть, что  удостоверение нотариусом факта достоверности документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества не является подтверждением действительности решений, принятых на заседании, сведения о которых содержатся в таком документе, однако,  удостоверение факта достоверности документа совершается нотариусом только в случае, если содержание документа, принятого при создании хозяйственного общества, документа органа управления хозяйственного общества тождественно процедурам, наблюдаемым нотариусам и принятым решениям, объявленным на заседании и отраженным в акте (актах). И, хотя, сегодня,  нотариальное удостоверение указанного факта не является обязательным, так как для всех видов правовых форм хозяйственных обществ существует альтернатива его нотариальному удостоверению,  участие нотариуса в подтверждение принятия  собранием участников общества решений и  подтверждение состава участников общества, присутствующих при его принятии, являются дополнительной гарантией охраны юридического лица. Сегодня, когда участникам экономического оборота важна его стабильность,  а это  одинаковое понимание сторонами своих прав и обязанностей в сфере гражданско-правовых и предпринимательских отношений, снизить риски неисполнения обязательств и разрешить договорные конфликты Вам поможет нотариус, деятельность  которого направлена, в первую очередь, на предотвращение споров и безусловное исполнение закона.

Услуги нотариуса >>>

Фото

Член Методической комиссии Белорусской нотариальной палаты
Т.М.Клинцевич